展示会への出展を検討する時、KPIを設定するうえで重要になってくるのが展示会へ出展するための予算。

ひとえに展示会への出展費用と言っても、展示会の小間、ブースを立てるためのシステム費用、装飾デザインや備品代など様々な費用が買ってきます。

ここでは展示会への出展するための費用や出費を抑えるための方法などを中心に解説していきます。

展示会へ出展するための費用とは

展示会への出展には大きく分けると展示会へ出展するための運営に支払う小間費用、装飾会社に支払うブース関連の費用、備品代金、電気代、カーペット代金、そして集客費用などが挙げられます。

出展費用

展示会に出展するためには展示会の運営会社に対して参加するための出展費用が掛かります。

出展費用は展示会は基本的に小間と呼ばれる１小間3m×3mで設定されているスペースの場所を購入という形で出店費用を払います。

必要な小間分を購入し、その小間の中にブースを立てて展示会に来場した方に対して宣伝活動が可能です。

小間の費用に関しては展示会の規模やイベント会場、運営会社により違うため、出展を検討する際は運営会社に確認を取ってみましょう。

大きなイベントや展示会では1小間30万〜50万の金額感が相場となっているようです。

地方では自治体が主催しているものもあり、安価で出店できるものもありますが来場者が少ない、サービスにより遠方だとマネタイズできないなどの問題がある場合もあるため、費用が安いからと安易に出展はしないように気を付ける必要があります。

出展に対してはサービスに合う展示会か、どれくらいの収益がでそうか、認知を上げる、名簿を集めるなどの目的とKPIを設定し、その目的が達成できるかが重要です。

ブースにかかる装飾・デザイン・設営費用

展示会で小間を購入したら次に行うのは展示会で来場者にアプローチするために必要なブースを計画して行きます。

ブースの費用は基本構造で使用する壁面のシステムや木工費用、床面のパンチカーペットなどの素材、照明やコンセントなどの費用となります。

パッケージ費用

展示会では運営会社が直接契約しており、基礎と呼ばれる展示会のデザインを任されている装飾会社が基本的にはあり、運営会社から基礎の会社と作った基本的セットであるパッケージが販売されています。

パッケージブースは小間の大きさによりいくつかパターンが組まれており、安価でブースを立てることができます。ただし、多くの企業が同じパッケージを購入しているため、他の企業のブースと似ている仕様になるためオリジナリティーを出すことが難しくなっています。

オリジナルデザイン

これとは別に個別で装飾会社に依頼をし、オリジナルのデザインを発注することもできます。

デザイン費用はシステムなどの費用は企業により様々となるため、見積もりをそれぞれのデザイン会社に依頼して確認していきます。

まずはデザインの打ち合わせに入ります。どの展示会に出展を検討しており、小間数はいくら、予算はどれくらいでどのような目的で出展するかを伝え、デザイン案を提案してもらいます。

装飾会社により展示会の発注が多い場合は運送費などが他の発注企業と分散できますが、発注数が少ない場合は運送費などが高くつくため、安価に見えるが最終的には費用が高くつく可能性があるため、気を付けてください。

見積もりは基本的に無料となるため、見積もりと提案が良ければ発注となります。大手では複数の企業に依頼をし、コンペを実施する場合もあります。

サービスを訴求するデザインと共にサービスをお客様に説明したり質問をつけたりする、顧客情報を記載してもらったり商談をするスペースを確保しておく必要があります。

備品

装飾デザイン以外にPRを行うための備品の検討も行っていきます。

商談するためのテーブルセット、陳列のための長机、受付台や名刺入れ、カタログスタンドなどを選んでいきます。

動画で宣伝したい時はモニターやデジタルサイネージ、音響設備を用意し、展示会開始中に配信が可能です。

大手の備品を扱う業者は大きな展示会場では基本的に在中しているため、当日に手配や変更が可能です。ビッグサイトや幕張メッセ、サンシャインなどでは備品の変更などは展示会本番で使用したもののみの支払いとなります。

施工費用と運搬・人件費

デザインが決まって使用する備品などが決まった後は当日にブースを設置する費用の見積もりが出てきます。

業者により、デザイン費用に施工料金が含まれている場合や別になっている場合もあるので、見積書を良く確認しましょう。

小間の大きさやブースの規模、展示会の基礎業者かどうかなどで費用は変動しますが、小さくてもオリジナルでデザインを考えた場合は最低10万円ほどを見ておくといいでしょう。

チラシやサンプルなどの販促費用

展示会で新しい顧客にアプローチすることも勿論、重要ですが既存の顧客に対してもアプローチを実施していくことが重要です。

自社の顧客やサービスに対して見込みになりそうな顧客に対して招待状やHPの掲載、Webなどのマーケティングで事前にアプローチをしておくことで展示会におけるマーケティング効果は高くなります。

展示会当日では来場者は自社のサービスを目的に来ている方や他のサービスを目的とした方以外に新しいサービスなどを探しに来ている方も大勢います。

来場者は展示会のテーマに沿っているため、自社の顧客になる可能性が高い見込み顧客となります。この方々に少しでも興味を持ってもらい話を聞いてもらうためにブースに引き込むスタッフやコンパニオン、メリットや説明が記載されたチラシなどを配布する、自社のプロモーションビデオの製作など様々なアプローチを行っていきます。

自社に対して興味を持っているためノベルティーを作成し、配布する企業も多いです。

有名な社長や芸能人が決められた時間にブースでセミナーを実施することで、ブースへの大きな集客方法とすることも可能です。

配布するスタッフに対して自社のオリジナルTシャツなどを着用し、アピールすることでブーストの統一感や企業ブランディングに対して効果的です。

スタッフやコンパニオンなどの交通費や昼食代、当日のマニュアルの作成費用などもプロモーション費用の一貫となります。遠方の場合はスタッフの宿泊費やブース関連の運送費用がかかりますので、そちらの予算に計上していきます。

販促費やそのまま当日のプロモーションであり、成果に直結する項目のため全体の費用の20%ほどが販促費に置くことを検討してもいいかもしれません。

展示会出展のための小間費用の価格相場

展示会ごとに１小間の費用は細かくは違っていますが、平均的な価格相場をお伝えします。

１小間ブース

１小間は３ｍ×３ｍが平均的な1小間サイズとなっています。あくまで平均のため、実際にイベントや展示会に出展する時は資料を良く読んで確認をしておきましょう。

１小間の平均価格は３０万〜５０万とされており、これは主に多くの展示会を運営しているRX Japan株式会社（旧リードエグジビションジャパン株式会社）とその他の展示会の差となっています。

RX Japan株式会社では３ｍ×３ｍを０.５小間としており５０万円弱、その他の展示会では1小間３ｍ×３ｍで４０万ほどの金額感となっています。

１小間でのブースの金額はどのような装飾をするかにより金額は変動しますが、施工費用は１０万〜５０万ほどが平均の様です。

１小間ブースは特に凝った内装を検討していなければパッケージで契約をし、安価に出展をすることも検討してみてもいいかもしれません。

会場が狭い、来場者が少ない展示会では多くの顧客にアプローチする必要性が薄いため、小間数を絞って検討をしてみてもいいかもしれません。

３小間以上のブース

展示会では３小間以上になると自由に多様性のあるプロモーションが可能な広さと言われています。

顧客との窓口を広くとれるため、プロモーションの幅が広くなり、ブースのデザインもそれに合わせて自由度が増していきます。

３小間以上の場合は商品やサービスのプロモーションも絞ることなく行う事ができ、商談スペースやセミナースペースを販促部分以外に作って、しっかりと来場者に説明や訴求ができます。

照明や音楽での訴求を行ったり、看板やパネルを立てることでブースの外で歩いている人に対して効果的なプロモーションを行い、自社に対して興味を持っていなかったユーザーに対して自社のブースに目を向けさせることが可能です。

小間数が多くなると来場者の目を見張るデザインや多くの人間に対して訴求ができる一方、装飾費用や人件費などが増えるため、大きな展示会場で多くの人間に対してアプローチがしたい場合や新商品など注力したいサービスがある場合などに検討をしていきましょう。

展示会の費用を抑制し、効果的にプロモーションを行うには

展示会では出展費用に関しては場所や規模により既に値段が決まっているため値下げ交渉が可能な場合を除き費用を抑えることができません。

展示会の効果を利益を最大化するためには、それ以外の費用をできる限り抑制していく必要があります。しかし、予算抑制をしすぎると十分なプロモーション効果が出せなくなる可能性があり、注意が必要です。

補助金や助成金の申請

装飾面に予算を抑制しすぎるとみすぼらしくなり、他のブーストの差別化ができず見劣りしてしまう可能性があり、販促費を落とすと顧客へのアプローチが思ったよりもできなくなる恐れがあります。

プロモーション費用を落とさずに補助金や助成金を活用し、費用の負担を軽減することで利益率を高くしていきます。

地方自治体や公共団体では中小企業やベンチャー企業を中心に販売促進を目的とした補助金や助成金を出し、企業を補助する制度を敷いていることがあります。

これは展示会やイベントに限らず、創立したばかりのベンチャー企業などはHPの製作などに補助金が下りる助成金制度が敷かれている所も多いので活用してみてください。

助成金や補助金では出展料や装飾費、運搬費用などが対象のことが多く、費用の3分の2が助成対象が多く観られます。

補助金では条件や受給資格や職種などが限定され、条件を満たしても金額が高くなればなるほど審査が必要なため必ずしも活用ができるわけではありませんが、助成金に関しては条件や資格を満たせば多くの確率で助成金を受け取ることが可能です。

金額に関しては補助金の方が助成金よりも金額が高価になることが多いため、審査が必要ですが補助金もきちんと申請をしておくことをお勧めてしています。

割引を適用する

展示会では企業を誘致することで利益を安定させたいため、出展料を割引する早期出展割引を敷いている所も多く見受けられます。

毎年、定期的に実施しているイベントや展示会も多いためイベントや展示会の出展を早めに検討することで割引適用を受け、予算を抑制することが可能です。

装飾・設備の相見積もり

出展スペースや装飾をサービスに合わせて相見積もりを取ることで本当にこのサービスをプロモーションするうえでブースのサイズや装飾費用が適正かを検討していきます。

予算を抑制することに注視してしまい、ブースを簡素にしたり狭くしてしまい十分なプロモーションができない事態になると展示会へ出展することで予測していたマーケティング効果が発揮できません。

サービスの訴求方法やブースデザインを相見積もりを取ることで予算や手法が適正かどうかを客観的に見ることが可能です。

モニターを使用しての動画プロモーションをパネルスタンドやポスターに変更する、セミナー形式に変更して代表など企業の人間で実施することで動画作成やモニター費用などの削減を行うなどの検討などが考えられます。

また、業者との綿密な打ち合わせをし、繰り返し依頼をしていくことで業者との信頼関係を築き、費用面の相談やブランディングやサービスの理解をしてもらう事で効率的なブースづくりを行ってもらい、費用を抑制してもらえるようになっていきます。

毎年や地方など同じ展示会への出展を検討する

展示会では1回の出展では十分な効果が出せない、もしくは同じ展示会に繰り返し出展することで効果を十二分に引き出すことがあります。

出展を実際にしてみることで来場者の流れや他のブースの作りやプロモーション方法、実際に対応した顧客の反応やサービスの感想をじかに感じることができます。

これらを基に販促物の修正、デザインやブースの規模、動画やチラシなどの活用などを見直し、次回の展示会をより効果的に行う事が可能です。

また、展示会に出展することで今まで気づかれていなかったサービスやブランドを来場者に対してアピールすることでブランディングが積み重なっていきます。

展示会ではマスメディアが取材に来ていたり、Web媒体がサービスやブランドを掲載してくれることがあります。そのため、展示会やイベントは展示会場内だけでなく、展示会場が今でマーケティング効果やブランディング効果があり、認知度が高くなることで次のマーケティング活動が訴求しやすくなっていく側面があります。

費用対効果を高めることで費用を抑制することなく、利益基準を押し上げることが可能です。

また、作成したブースや装飾品を何度も利用することで1回展示会やイベントの費用を分散させ計上し、利益率を高くすることが可能です。

展示会の資材を保管する倉庫やスペースを確保する必要がありますが、業者によっては保管料や次回出展を契約することで保管してくれる企業もあります。

顧客とのエンゲージメント効果を高める

展示会やイベントはオフラインのため、顧客への直接的なアプローチやダイレクトな反応を受けることが可能です。

商品やサービスの感想や反応をダイレクトに受けることで、次の商品開発や訴求方法、顧客ターゲティングを調整していき、購買を促進させることが可能です。

内製化をしていく

展示会で可能な箇所を内製化することにより、コストカットをしていきます。

気を付けてほしいのは競合他社と同じ場所でプロモーションを行うため、コストカットに集中しすぎて見劣りしないように気を付けなくてはなりません。

ブースのデザインなど専門性の高いものに関してはプロの業者に依頼することで成果が大きく違ってでてくることもあります。

大きなイベントで見劣りをしてしまうとブランディングに大きな傷がつき、競合他社とのイメージ差が来場者に強く根付いてしまいます。

費用と相談しながらどこの部分を内製化し、どこをプロに依頼するかは検討をしっかりと行いましょう。

同じテーマの展示会で出店を検討する

展示会は大きな運営会社が実施している展示会とは別にコンパクトに実施している展示会やあえてニッチに運営を行っている展示会など様々な展示会があります。

費用などが限られていたり、ベンチャーなど使用できる予算に限りがある場合は同一のテーマを扱っている展示会で出展費用が低い展示会を検討していくのも1つの手法となります。

大規模な展示会では来場者も多いですが、競合も多いためあえて小さい規模の展示会に出展することで確実にプロモーションを行っていくことも可能です。

また、地方の展示会も主要都市に比べ展示会費用が安価なところも多く、都心とは違う顧客にアプローチも可能なため検討を行ってみるのもいいかもしれません。

勿論、運搬費や人件費などがかかるため、その費用を鑑みながら折り合いをつけていくことが重要です。

展示会出展を専門業者に依頼するメリット

展示会の出展はブースの施工など建築的要素などもあり内製では難しいのが現状です。また、展示会などイベントは出展の回数が限られており、その中で最大限のマーケティング効果を出さなければなりません。

そのため、年に何回も展示会のプロモーションを実施している展示会やイベントの専門業者を活用することでイベントのノウハウを取り入れたり、販促やプロモーション計画に集中し、効果をより固めることに時間を使いマーケティング効果を高めていくことを検討していけます。

展示会やイベント専門業者にお任せできる

展示会やイベントでどこを内製化し、どこを外注にするかなどはイベントに何度も出ていて見地がある企業でなければ難しいですよね。

実は担当者が試行錯誤しなくても、まとめて専門業者にお任せすることも可能です。

手数料はかかりますが、担当者の負担が減ると共に専門業者ならではのクオリティーの高さや精度が魅力です。イベントは実は担当者がやることは多岐にわたります。

外注できるところは外注し、社員しかできない仕事やプロモーションに対して時間をかけることで展示会出展をより良い結果に導けます。

また、イベントはリアルタイムで進行し、顧客との直接的な科か割合があるため不測の事態がつきものです。展示会でトラブルなどの不測の事態があった場合でも専門会社が対応することで社員はプロモーションに集中することが可能です。

一貫として依頼できる業者に発注するか各専門業者に依頼をするか

備品や装飾、チラシなどを各専門業者に個別に発注する方がより専門性の高い仕事ができるのではないかと思う人も多いと思います。

勿論、職人気質の企業に依頼をした方がより専門的仕事をする場合もありますが一気通貫として依頼ができる企業にも多くのメリットがあります。

まず、全体のコストバランスを調整することやブースやチラシなどのデザインをそろえることでブランディングをそろえることが可能です。

多くの装飾会社やデザイン会社では自社でサービスを複数対応できたり、備品業者などの専門業者と提携して一環として発注できる体制が整っています。代理店などとも連携ができているため、当日や事前のプロモーション計画も依頼することができ、Webマーケティングなどを運用して最大限の効果が出るように計画を打ち出してくれます。

ただし、専門業者によりサポート範囲が違うため一環として依頼ができる場合でもよく話を聞き判断をする必要があります。

特にデザインや装飾、施工は一環としていても当日の運営をどこまでサポートしれくれるかなどに注意が必要です。

打合せの回数や当日の確認などをお任せできるため、社内工数が大きく削減されるほか窓口が１つになるため、企業ごとに連絡の行き違いを防ぐ効果もあります。

複数社でコンペを実施できる余裕があれば、費用とプロモーションを見比べることも可能です。

自社サービスに沿った展示会の見極め

展示会はそれぞれ大きなテーマが決まっており、さらに区画整理され、カテゴリー分けされています。

自社のサービスに沿った展示会や販促計画が立てれそうなイベントなどを選び、費用対効果を計算していくのは大きな工数と知識や経験が必要です。

専門業者や代理店に依頼をすることで実施されている数多いイベントや展示会の中でどの展示会が適切かを選出してもらい、プロモーション費用や利益計画を検討していくことができます。

特に展示会では限られた時間、限られた顧客とのセッションになるため目的を明確にし、それに合わせてプロモーションを最適にすることが重要です。この展示会では認知なのか、顧客名簿の獲得かエンゲージメントの強化かなどを専門業者としっかりと話し合って出展プランを組んでいきましょう。

ブースに対して意識をしすぎない

ブースは企業イメージを伝える上で一番視覚効果が高いものです。そのため、どうしてもブースの見た目にこだわりたい人が多い傾向にあります。

しかし、ブースの装飾は一番コストがかさみやすいため、予算と折り合いをつける必要があります。

専門業者であれば、ブースを含むコストバランスを熟知しているため、今回の展示会の総予算からブース装飾の予算割合を適切に出し、客観的視点から最適なプランを組んでもらう事が可能です。

展示会後のプロモーションの立案

展示会マーケティングは実施中のみではなく、実施前と実施後も重要です。

来場者のリストを手に入れてもそのままではすぐに来場者の記憶からは忘れ去られてしまいます。ブースに立ち寄っていただいたお礼のメールや、資料を発送するなどのアプローチ、セミナーなどの次のプロモーションの案内を送ったり、営業が電話で連絡をするなど顧客とのエンゲージメントを強め見込み顧客から顧客へ変化させていく試みが必要になります。

このアフターフォローの結果が展示会の効果に直結します。顧客のアタックリストを増やし、展示会で商談につながらなくても関係性を維持できるように努めることで新しいサービスなどの機械に対して再度アプローチできる環境を作っていきます。

ここでエンゲージメントを確立していくごとに次回の出展の効果がより増大されていきます。

それが一区切りついたら展示会に関連するマーケティングの効果検証を行い、課題や良かった点、顧客からの疑問点などをまとめ次回の展示会出展に生かしていきます。

展示会専門業者の選び方

展示会の専門会社は前述のとおり、一気通貫で依頼できる会社やデザインに特化した会社など様々です。

展示会の業者の種類をこちらでまとめておきましょう。

広告代理店

展示会やイベント時だけでなく、様々なマーケティングを支援してくれる企業です。

Webマーケティングを中心としたWeb広告代理店やオフラインも含めてあらゆるマーケティングを支援する総合広告代理店、イベントを中心とした代理店など広告代理店と呼ばれる企業にも様々な形態があります。

グループで運営を切り分け、連携をしている代理店やパートナー契約をして対応する代理店など様々ですが、イベントを含めて年間でマーケティング計画を相談できるところが強みとなります。

展示会ブースのデザインや施工などのやり取りを行い、プロモーションに最適な担当企業をアサインし、連絡や発注を一手で行ってくれるため内部工数が削減でき、マーケティングに特化しているため利益計画に強い特徴があります。

販促のための人員のアサインやコンパニオンのセッティング、チラシやパンフレットのデザインから発注なども対応が可能です。

プランニングに強みがありますが、外部に発注する場合には費用がかさむデメリットが生れることがあります。

小規模の代理店であれば、小さな小間での出展でも対応してくれますがある程度の大きさの代理店であれば小規模の予算での展示会出展は対応してくれないケースも存在します。

デザイン会社

デザインに特化した企業のため、デザインにこだわりたい場合やブランディングに力を入れたい時などに強みのある会社です。

デザイン会社はグラフィックや空間デザイン、建築やインテリアなど多岐にわたります。また、所属するデザイナーや企業によりデザインの傾向が分かれるため、HPなどからデザイン実績を確認し、展示会のブースや販促物のデザインが可能かを確認する必要があります。

特にブースは建築に近しいものがあるため、建築工学にのっとりながらデザイン提案が進めれるかが重要な要素となります。しかし、実際の建築ではないため、組み立てやすく撤去しやすいことや使いまわしができるかなどの要素がデザインに加わります。

あくまでデザイン会社のため、実際の装飾を作ったり施工業者は別に発注が必要となりますので注意が必要です。

施行も実施可能な装飾会社

展示会やイベントのブースデザインを中心とした専門会社となります。

大きい会社になると自社でシステムや備品を持っていたり、倉庫や工場を持っているため他の会社よりも安価になる傾向があります。

設営を考えながらデザインなどを検討できる強みがあり、イベントなど展示会よりもさらに限られた時間しかない場合には重宝します。

展示会専門のため、同じ展示会に複数の顧客となる企業が出展していることが多く、運送費などの費用が分散し押さえれる他、多くの備品やシステムを用意していることが多く急な追加や変更などにも対応が可能です。

展示会専門のプランがすでに出来上がっていることもあり、自社の商品を中心に組んでいることが多いため負担の少ない費用での展示会出展が可能となっています。